Как организовать поиск новых сотрудников

9 ноября 2018

Вряд ли вы хотите оказаться в ситуации, когда получили 100 откликов на вакансию, но ни один из них вам не подходит. Наём сотрудников — процесс, который можно формализовать и сделать эффективным даже в компании из трех человек, если нужно расширить штат или кто-то из старых сотрудников покинул компанию.
Формализация процесса — это пошаговая инструкция того, как компания ищет сотрудников. Мы подготовили для вас базовую инструкцию, которую вы можете дополнять или сокращать, адаптируя под свои нужды.

1. Создать вакансию

Перед началом поиска надо четко понять, кого и зачем мы нанимаем. Для этого определяем название вакансии (спойлер: супергерой и мастер на все руки — не подходит). Затем — обязанности, навыки, требования к кандидату и зарплату.

Говорим с командой или ее руководителем и спрашиваем, над чем они работают и какие задачи выполняют. Даже если вы узнавали это два месяца назад, обязанности и роли могли измениться, и появились новые потребности. Узнаем у руководителя его ожидания от кандидатов и будущих сотрудников.

Описание обязанностей — это не формальность, а инструмент, который поможет заинтересовать нужных людей. Именно задачи выделяют компанию среди других похожих вакансий.
Взгляните на вакансию глазами кандидата: что он получит, отработав у вас несколько лет, чем сможет гордиться? Какие задачи на этой должности сложнее всего для профессионала? Это и должно привлечь кандидатов.

Прописываем все условия и преимущества работы. Печеньками и пятничной пиццей уже не удивишь. А вот надбавка за некурение, бесплатные уроки английского языка или компенсация абонемента в фитнес-зал — значительно преимущество. Указанная зарплата тоже привлекает людей и отсекает тех, кто откажется от вашего предложения, не дойдя до собеседования.

Чек-лист для проверки вакансии. В ней указаны:

- Должность и подразделение
- Адрес места работы
- График
- Цели и обязанности вакансии
- Минимальные требования
- Предпочитаемый опыт и квалификация
- Описание компании и ее миссия
- Зарплата и льготы

2. Организовать поток кандидатов

Публикуем вакансию на hh.ru и других ресурсах. Если подключить модуль подбора Talantix, будет удобно собирать резюме из разных источников в один интерфейс (он работает не только с HeadHunter).

Не забываем опубликовать ссылку на вакансию в социальных сетях и спросить знакомых. Все собранные резюме удобно импортировать в Talantix. Он работает tm_medium=referral&utm_campaign=505122#atsс любимыми текстовыми файлами (.DOC, .TXT, .PDF, .DOCX, .RTF, .ODT). Поэтому достаточно скачать присланное резюме и отправить его в систему. Также добавить кандидата можно вручную, заполнив поля внутри Talantix.

3. Проанализировать полученные резюме

Сравниваем резюме кандидата с описанием вакансии, на которую они откликнулись. Отвечают ли их опыт и навыки прописанным требованиям?

Не ждите, пока соберется много откликов: так на разбор уйдет целый день, а то и больше. Мы рассказывали в недавней статье, как упростить сортировку резюме — на сайте есть целый арсенал разных средств для этого.

Составляем три шаблона ответа на отклики: да, возможно и нет.

- Для тех, кого готовы пригласить, шаблон может выглядеть так:
Здравствуйте, %имя%!
Мы хотели бы пообщаться с вами в течение 15-20 минут по телефону о ваших навыках. Пожалуйста, предложите 3-5 вариантов времени, в которое вам удобно созвониться. На какой номер лучше позвонить?
После этого мы предложим время собеседования.
Спасибо,
Кристина

- Кандидатов, над которыми еще хочется подумать, лучше сразу переложить в папку «Подумать», иначе они потеряются в списке.
Чтобы не оставлять их в неизвестности, отправьте им другой шаблон: поблагодарите за отклик и сообщите, что готовы вернуться к их резюме через 1-2 недели. Это даст вам время пообщаться с теми, кто попал в список «да».

- Тем, кто вам не подошел, пришлите письмо с отказом. Поблагодарите за потраченное время и пожелайте удачи в поисках дальнейшей работы. Если у вас есть программы стажировок, то расскажите о них и напишите дату ближайшего начала отбора.

4. Провести скрининг кандидатов

Перед тем, как позвать подходящих кандидатов на собеседование в офис, собеседуем их по телефону. Составляем список вопросов и записываем ответы. Создаем для этого в Excel таблицу, в которой дублируем требования к навыкам и опыту кандидата. Если какие-то поля в ходе разговора остаются незаполненными, то уточняем.

Примеры вопросов для телефонного скрининга:

- Расскажите, почему вы откликнулись на вакансию, какую работу ищете.
- Чем вы занимались на предыдущем месте работы и почему вы ушли из компании?
- Расскажите о ваших успехах: чего вы достигли на прошлой работе?
- Ваш уровень английского? В каких программах работаете? И так далее.

5. Прислать тестовое задание

Это пункт мог бы идти сразу после описания вакансии. Но тогда рискуем получить тестовые от нерелевантных кандидатов, а это отнимет время обеих сторон. Поэтому отправляем задание уже отобранным кандидатам, чтобы с результатами пригласить их на собеседование.

6. Организовать собеседование

Это главный этап найма. Но не волнуемся, потому что уже определили главные требования к кандидату, узнали об опыте каждого. Чтобы не проводить собеседование на несколько часов, знакомимся с резюме и тестовым заданием до встречи.

Думаем, как организуем собеседование. Это будет многоступенчатый процесс, в котором кандидат сначала встречается с менеджером, а потом — с командой и руководителем. Или пригласим уже на первое собеседование представителя команды?

Условно процесс подготовки можно разделить на три шага:

1. Составляем план вопросов: что хотим узнать о кандидате, какие вопросы возникли по результатам тестового задания и просмотра резюме.
2. Пишем, что хотим рассказать о компании, фиксируем основные задачи и преимущества работы.
3. Думаем, какие вопросы может задать кандидат и готовимся на них ответить.

Не забываем забронировать помещение для интервью.

Оффер

После того как нашли лучшего человека для работы с вами, важно не потерять его. Иначе придется искать снова — и не факт, что новый кандидат появится. Поэтому не рискуем и сразу составляем хороший оффер.

- Укажите в оффере имя сотрудника, название компании и должности.
- Если в собеседовании всплыли недостатки в знаниях или опыте, то скажите об этом. И предложите получить опыт внутри компании, если вы к этому готовы.
- Расскажите на каких условиях вы нанимаете человека. Если вы предлагаете стажировку или испытательный срок, то напишите.
- Еще раз раз укажите, какие навыки для вас важны и какие задачи будет решать сотрудник.
- Опишите преимущества работы в компании и зарплату.

Первый рабочий день

Недостаточно дать сотруднику компьютер сотруднику и сказать: «Работай». Знакомим его с командой и офисом. Даем время настроить устройство и рассказываем о первых задачах, которые нужно сделать. Даем прочитать инструкцию или политику работы, если она есть. Рассказываем об инструментах, которые используем в работе. Если есть рабочие чаты, то высылаем приглашение.

Процесс найма — долгий процесс, и даже самые мотивированные сотрудники устанут от него. Формализация и соблюдение инструкций помогает упростить работу и избежать ошибок.