7 способов работать меньше, но эффективнее

25 февраля 2019

Большинство из нас проводят на работе по девять часов. Казалось бы, за это время можно переделать кучу дел и прослыть суперпродуктивным сотрудником. Но в реальности всё иначе. Rjob узнал, как повысить свой трудовой потенциал, не засиживаясь в офисе допоздна.

1. Оценка важности

Как часто мы спешим взяться за дело, не анализируя его значимости! SMM-менеджер Любовь Гриб рекомендует не забывать о золотом правиле – 20% действий могут принести 80% результата. Суть в том, чтобы постоянно анализировать свои дела и определять, какие действительно важны, а какие можно перепоручить или вовсе отложить.

«Выйдет, что важных дел окажется меньше, работать можно будет более продуктивно, и работа не займёт так много времени», – комментирует эксперт.

2. Делегирование

Ещё одно важное правило продуктивной работы, которым пользуются руководители, – делегировать задачи. Основатель рекламного агентства Digital Bands Павел Кац советует делать это правильно, чтобы потом не переделывать всю работу:

«Когда вы ставите задачи другим людям, важно помнить, что они мыслят иначе. И то, что очевидно вам, неочевидно кому-то ещё. Важно не лениться и описывать задачи максимально подробно, продумывая моменты, на которых исполнитель может споткнуться. Например, если вы просите что-то сделать и ссылаетесь на документы, которые лежат в облаках, прикрепите ссылку, параллельно проверив доступы. Здесь работает правило – потратьте чуть больше времени на постановку задачи, зато потом у вас уйдёт меньше времени на доработку и обсуждение результата».

Второе правило успешного делегирования, по мнению Павла Каца, заключается в описании своих ожиданий от проделанной другим человеком работы:

«Стоит уделить особое внимание описанию того, что вы будете считать выполненным заданием. Эта методика так и называется «Давай обрисуем «готово». Речь о наборе подробных правил, при которых вы будете считать, что задача выполнена на 100%».

3. Планирование

Уменьшить количество времени, в течение которого вы работаете над поставленной задачей, можно с помощью грамотно составленного плана. Любовь Гриб рекомендует писать планы на месяц, неделю и день, отмечая в них конкретные сроки выполнения задач:

«Тогда не получится «растягивать удовольствие». При чётких сроках работать получается быстрее и эффективнее. Очень в этом помогает план на день, где каждое дело расписано по часам».

Екатерина Никитина, которая ведёт свой блог про SMM, также советует планировать, прежде чем приступить к работе: «Ведь без понимания того, что нужно сделать, начинаешь браться за всё и сразу, и в итоге либо не делаешь ничего, либо делаешь непонятно как».

4. Оптимизация

Если вы днями и ночами корпите над рабочими проектами, а результата нет, пришло время оптимизировать процесс. По словам Павла Каца, это многоуровневая задача, которую люди решают в течение всей своей жизни:

«Но есть несколько аспектов, которые сразу позволят оптимизировать работу и повысить её эффективность. Например, шаблоны. Этот инструмент, почему-то мало применяют в повседневности. А ведь с помощью шаблонов можно решать любые задачи, даже бытовые. Тут, как и с делегированием, важно потратить чуть больше времени на обдумывание, зато потом не тратить его на решение».

Павел Кац рекомендует открыть документ в телефоне и записывать туда шаблоны решений бытовых и рабочих ситуаций:

«Проанализируйте те решения, которые отнимают у вас больше всего ресурсов и попробуйте их разложить на шаблонные решения. Это могут быть шаблонные ответы, письма, реакции и т.д. Например, когда коллега просит сделать какую-то срочную и внеочередную задачу, не стоит тратить время на придумывание отказа. Сделайте шаблон ответа заранее и просто отправьте его. Ограничивайте доступ к себе и к своим ресурсам.

Любовь Гриб говорит о ценном умении оградить себя от отвлекающих факторов, что позволяет намного повысить свою продуктивность:

«Очень часто не сама работа занимает много времени. Просто мы отвлекаемся на звонки, письма, разговоры и прочее. Получается, мы постоянно прерываемся, а работа стоит. Но главное – после того, как отвлеклись, нам нужно снова тратить время, чтобы вникнуть в суть работы. Так на дело уходит не два положенных часа, а три-четыре».

Другой способ оптимизации вашей работы – сортировка дел по степени важности и срочности.

«Если у меня есть очень сложное и длительное дело, я приступаю к его выполнению в первую очередь. Тогда оно не будет висеть тяжёлой ношей, и я понимаю, что остальные дела не так трудозатратны. Это даёт дополнительный стимул для их выполнения», – комментирует Екатерина Никитина.

5. Комфортная среда

Продуктивность во многом зависит от того, где вы работаете. В шумном и душном офисе сотрудники постоянно отвлекаются, раздражаются и жалуются на низкую производительность.

«Очень помогает повысить продуктивность комфортная среда, для меня это отдельная комната. Кому-то, наверно, наоборот, нужна постоянная «сцена и зрители», – делится мнением Надежда Михина, партнёр по развитию бизнеса кадрового агентства ProPersonnel. – Если есть возможность удалённой работы – это реальная экономия времени и по-настоящему его эффективная трата! Кроме того, современные гаджеты помогают как систематизировать информацию, так и организовать работу в любом месте в любое время: рабочие задачи, звонки, переписка – в смартфоне под рукой. Я могу отвести ребенка на занятия танцами и пока жду, разобрать почту, написать комментарий, обсудить текущие рабочие вопросы с коллегами».

6. Работа онлайн

В последнее время сотрудники всё чаще предпочитают работать удалённо и говорят о несомненном преимуществе такого формата.

«Лайфхак для экспертов – частичный или полный перевод услуг в онлайн. Например, эксперты (диетологи, бизнес-консультанты, тренеры) могут создать онлайн-курс, основанный на общих теоретических вопросах, добавив практические задания для участников, которые можно проверить онлайн. Тем самым эксперт снижает нагрузку, автоматизируя многие процессы, и умножает доход, имея возможность работать с большим количеством клиентов», – поясняет Татьяна Терентьева, руководитель.

7. Отдых

Своевременный отдых – одно из универсальных средств для повышения работоспособности. Утомлённому мозгу требуется в два, а то и в три раза больше времени на концентрацию и решение задачи.

«Сделал дело – сделай перерыв. Работа на пределе своих возможностей – это, конечно, здорово... Но сохранить продуктивность в таком режиме не получится, – комментирует Екатерина Никитина. – Важна и смена деятельности. Если весь день занимаюсь одним и тем же делом, то это превращается в рутину и не приносит никакой радости. Важно находить время для расслабления и переключаться с работы на отдых».

Итак, эксперты поделились своими способами выполнения работы в короткие сроки. Берите на заметку и применяйте на практике. Эффективных вам трудовых будней!