Как приучить сотрудников к дедлайнам

9 сентября 2019

Дедлайн – как дикий зверь. Он всех пугает, но есть те, кто научился с ним обращаться. Достаточно лишь понять, какой срок будет комфортным для сотрудников и при этом подходящим для компании. Кто будет работать над проектом, какие методы контроля потребуются. Кого-то нужно штрафовать, кому-то – каждый день напоминать о сроках, а кого-то просто попросить сообщить о проблеме, если она возникнет. Rjob разобрался в том, как приручить дедлайн, и собрал кейсы, которые улучшат работу команды.

Система штрафов и наказаний

Сорвал дедлайн – лишился премии. Что может быть проще и очевидней? Большинство руководителей выбирают именно такой метод мотивации персонала. Ведь рано или поздно нерадивым сотрудникам надоест получать урезанную зарплату, и они привыкнут планировать своё время и грамотно им распоряжаться. Многие считают, что более действенных способов взаимодействия с персоналом не придумано.

Но что если дедлайны срывают по объективным причинам? Тогда после очередного штрафа сотрудник не выдержит и уволится. Выиграет ли от этого компания, вопрос спорный. К примеру, в сфере IT штрафы как инструмент управления не распространены, потому что их считают неработоспособными.

Даниил Закирьянов
руководитель QA отдела Банки.ру

Идеальный вариант выглядит примерно так: вся команда работает в бодром вовлечённом режиме, если кому-то приходится совершать подвиг, это отмечается и награждается, не обязательно деньгами. Если кто-то косячит, руководитель это тоже замечает и реагирует. Награды, как и штрафы, должны быть чётко градуированы и прозрачны. Начальник отдела или менеджер должен хорошо себе представлять, кто чем занимается, какие есть проблемы, и как они будут решаться.

Дедлайн до дедлайна

Другой распространённый способ заставить сотрудников сдать проект в срок – не озвучивать реальный дедлайн. Например, презентация нужна в среду, но руководитель устанавливает дедлайн на понедельник, чтобы в запасе была пара дней на завершение или даже переделку работы. Но если сотрудники узнают, что «дедлайн-то не настоящий», то относиться к срокам серьёзно не будут уже никогда.

HR-директор корпорации «Синергия» Дмитрий Плеханов считает куда более эффективным методом объяснение дедлайнов. Исполнители должны понимать, как определили именно такой срок, почему важно сделать работу вовремя и что будет, если это не удастся. Если презентация для партнёров не будет готова в срок, то они могут сократить или даже прекратить финансирование – мотивация понятная и действенная. В юридической компании «ЭНСО» знают, сколько времени потребуется для выполнения той или иной задачи, ведь сроки зачастую продиктованы законодательством. Поэтому они сами устанавливают дедлайны при работе с клиентами.

Разделяй на части и проверяй

В обычной ситуации о срыве проекта руководитель узнаёт ровно в день дедлайна. У команды уже нет времени что-то исправить. Остаётся только «понять и простить» или уволить виновных. Но последствия для компании от этого не станут менее фатальными. Поэтому все важные проекты лучше разделять на части, и по каждой из них устанавливать отдельный дедлайн.

Станислав Герштейн
генеральный директор ZEUS.studio

При разделении задач сотрудник понимает, что из-за недовыполнения одной части может пострадать общая задача. И руководство фиксирует исполнение каждой промежуточной задачи, заранее выясняет причины срыва сроков и при необходимости корректирует задание или регулирует загруженность сотрудника. Да, это немного усложняет и затягивает постановку задачи, но снижает до минимума риск её не выполнить.

Визуальные системы управления проектами

Постоянные напоминания о проекте и вопросы, будет ли он готов в срок, только повышают напряжённость. Куда лучше работает визуальная система отчётов. Например, когда крупный проект уже разбили на более мелкие, сотрудник может ставить цветные метки. Этот метод так и называется – «Светофор», и часто применяется в продажах, где месячный план разделяют на недельные. Красный цвет означает выполнение плана менее чем на 70 %, жёлтый цвет – до 90 %, а зелёный – на 100 %. Без лишних вопросов руководитель понимает, на каком этапе задача, и требуется ли его вмешательство в процесс.

Но есть и готовые автоматизированные решения. В хостинг-провайдере REG.RU предпочитают визуальную систему управления проектами и задачами Kaiten. Эта система помогает сформировать список задач по срочности и лучше планировать время, к тому же напоминает о приближении дедлайна. Сотрудники юридической компании «ЭНСО» выбрали Trello. Там прописывают все задачи, сроки выполнения, приоритетные направления, оставляют комментарии. Это позволяет отслеживать всю работу по проекту в совокупности. А в брендинговом агентстве Veonix этот инструмент дополнили ещё и групповыми чатами с клиентами в мессенджерах. О новых задачах мгновенно узнают как менеджеры агентства, так и маркетологи, дизайнеры, копирайтеры и программисты.

Почтение к дедлайну

Часто отношение к дедлайнам сотрудники «считывают» у руководителя. И приучить их к соблюдению сроков проще личным примером. Сотрудники срывают дедлайны, если сам руководитель отстраняется от проекта, не вовлечён в него.

Даниил Закирьянов
руководитель QA отдела Банки.ру

Важно и отношение сотрудника к ситуации в момент срыва дедлайна. Один вариант, когда он отчитывается: «мы сделали вот это, попробовали это и это, получили вот так и, неожиданно, вот так». Другой вариант: «я должен был запустить сервис, но мне виртуалку не дали, поэтому я не смог». В первом случае можно сделать работу над ошибками и исправить ситуацию в целом, а вот второй случай – это уже возможно ошибка управления или подбора персонала.

А виноват ли сотрудник?

Далеко не всегда дедлайн установлен адекватно, а работа распределена равномерно между персоналом. Иногда нагрузки так велики, а времени так мало, что выполнить работу в срок нереально. И здесь важно посмотреть, систематически ли сотрудники срывают дедлайны? Кому-то одному или всей команде не удаётся сдать проект в срок? От ответов будет зависеть, насколько в проблемах компании виноваты сами люди, а насколько – менеджмент.

Руководитель HR-отдела REG.RU Ирина Филякина советует при систематических срывах дедлайнов проверить бизнес-процессы: эффективно ли они выполняются, не устарели ли какие-то процедуры, хватает ли сотрудникам ресурсов, в том числе времени, автоматизирована ли рутинная работа, есть ли у людей время на креативные задачи. Бизнес-консультант Алексей Пушкин в ситуации нарушения сроков рекомендует прежде всего повысить свой уровень менеджмента и навыки управления персоналом – их явно недостаточно. Гендиректор брендингового агентства Veonix Виктор Некрасов и вовсе считает, что вины сотрудника в срыве дедлайна быть не может. Ведь это руководитель создал в коллективе атмосферу, в которой подчинённые не могут рассказать о проблемах. Доверительные отношения в коллективе намного эффективнее, чем штрафы или выговоры с занесением в трудовую книжку.