Как подготовиться к незапланированному выступлению

16 января 2019

Что делать? Научиться готовиться максимально быстро, за несколько минут, а в идеале – моментально.

Хорошо, когда для подготовки речи достаточно времени. Можно подобрать фактуру, тезисы, аргументы, ответы на вопросы, определиться с логикой и структурой. Десять раз прорепетировать перед зеркалом.

Но иногда необходимость выступить сваливается, как снег на голову.

– После Ивана выступает Татьяна. Вкратце расскажите о новой системе мотивации, которую будем вводить с нового года.

– Кстати, у нас в гостях представитель партнеров. Сергей, о вашем новом продукте гудит рынок, интересно узнать подробности.

– Елена, там сотрудники бузят, требуют пересмотра графика отпусков. Сходите, успокойте.

– А теперь – поздравление от PR-департамента. Наталья, слушаем вас!

Как мы поступаем в таких случаях? Суетимся, напрягаемся, нервничаем, пытаемся импровизировать. И прямо скажем, не всегда это получается талантливо.

Задача 1. Прийти в сбалансированное «ресурсное» состояние

Перенапряжены – расслабиться. Если, наоборот, не хватает энергии и решимости – сконцентрироваться. Как говорят, только находясь в правильном состоянии, мы можем принимать верные решения. «Узбагойзя» – говорил лемур из мультфильма «Мадагаскар».

Как это сделать быстро?

Для начала важно вспомнить, что стресс и страх – биохимические реакции.

В неожиданной пугающей ситуации организм выбрасывает в кровь гормоны адреналин, норадреналин и кортизол, вызывающие реакции дрожи, сердцебиения, покраснения и побледнения кожи, затрудненного дыхания.

Чтобы избавиться от негативных эмоций, необходимо изменить гормональный фон, причем в ситуации незапланированного выступления – за считанные секунды.

Для этого популярные способы саморегуляции «через голову» (визуализации, медитативные практики, аффирмации, рефрейминги) слишком медленны и малоэффективны.

Самый короткий и быстрый путь – воздействовать сразу именно на тело.

Гимнастики «Клин» и «Пляска святого Витта» пригодятся, когда у спикера есть возможность уединиться хотя бы на минуту, а технику «Улитка» можно делать даже в переполненном зале.

Поэкспериментируйте, и выберите один способ, подходящий именно вам.

1. Гимнастика «Клин»

Источник упражнения – книга «Групповая психотерапия», Кьёл Рудестам, СПб.: изд. Питер, 2005.

Противопоказания (если присутствуют эти проблемы, используем другие способы):

- Проблемы с давлением – гипертония или гипотония.
- Сердечные заболевания в фазе обострения.
- Остеохондроз грудного или шейного отдела позвоночника.
- Головная боль, приступы мигрени.

Если таких проблем со здоровьем нет, можно смело выполнять гимнастику.

Шаг 1.

- Задерживаем дыхание на максимально долгий срок (пока можем терпеть).
- Параллельно – сильно напрягаем все тело: руки, ноги, пресс, плечевой пояс.
- Одновременно делаем очень-очень плавные, замедленные («в ритме улитки») наклоны, повороты, приседания.

Шаг 2.

Когда удерживать дыхание станет невозможно, начинаем дышать и энергично сбрасываем напряжение всем телом, имитируя движения кошки или собаки, попавших под ливень. Представляем, что костей в теле нет, и десять-двадцать секунд «отряхиваемся».

Шаг 3.

Повторяем шаги 1 и 2 несколько раз. По опыту, если мы действительно вкладываемся в упражнение, не экономя сил, достаточно двух-трех повторов, чтобы расслабиться и почувствовать себя намного спокойнее.

2. Гимнастика «Пляска святого Витта»

Это упражнение не имеет противопоказаний по здоровью, как гимнастика «Клин». Но, на всякий случай – при первых признаках дискомфорта стоит сразу прекратить активность и применить другие способы избавления от напряжения.

Повторяем вторую часть упражнения «Клин» в течение минуты.

«Стряхиваем» напряжение, акцентированно вибрируя всем телом. Начинаем с кистей рук, переходим к плечам, груди, ногам.

Когда через 40-60 секунд мы делаем последнее акцентированное движение и переходим в фазу покоя, то, как правило, ощущаем расслабление, спокойствие и концентрацию.

3. Упражнение «Улитка»

Сжимаем ладони в кулаки. Разжимаем. А теперь сжимаем, но с такой скоростью, чтобы пальцы прикоснулись к ладоням не раньше, чем через минуту-две. Медленно-медленно, по миллиметру в секунду.

Да, поначалу приходится себя очень сильно «замедлять», и не всегда это комфортно.

Но через какое-то время дыхание становится ритмичным и глубоким, и когда пальцы наконец достигнут ладони, как правило, мы чувствуем расслабление и спокойствие.

Задача 2. Зафиксировать цель

Зачем выступаю? Какую реакцию хочу вызвать? «Чтобы что?». Основные цели выступлений можно свести к нескольким пунктам:

- проинформировать (например, обучающая лекция);
- воодушевить (тост на юбилее директора);
- убедить (защитить проект перед руководством);
- призвать к действию;
- продать.

Когда цель обозначена (желательно – письменно), нам намного проще в уме сконструировать фразы главной точки выступления – финала.

Проинформировать: «Коллеги, резюмирую. В процесс исследований мы пришли к таким выводам: 1…. 2…. 3…. Спасибо за внимание, готов к вашим вопросам».

Воодушевить: «Крепкого вам здоровья, Петр Петрович, желаю от имени коллектива на многие годы!».

Убедить: «Подытожу. Новая система мотивации должна снизить текучесть кадров на четверть, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, количество брака – минимум на треть, при этом повысить производительность труда на 20%. Если принципиальных возражений нет, пошаговый план я готов представить через пять дней».

Призвать к действию: «Коллеги, цели и задачи определены, ответственные назначены. Предварительные отчеты жду 15 ноября до 15 часов, действуйте».

Продать: «Благодарю за внимание. Тестовый доступ к нашему сервису вы получаете, если зарегистрируетесь в ближайший час, и на стандартный платный доступ получаете 30% скидку при регистрации до 17 часов. Подаем заявки».

Задача 3. Продумать структуру выступления

Человечество придумало немало способов решить эту задачу:

- Классическая структура художественного или музыкального произведения «Вступление – Основная часть – Завершение».

- Схема увлекательного литературного произведения, прекрасно используемая в сторителлинге «Экспозиция – Завязка сюжета – Развитие сюжета – Кульминация (основной конфликт) – Развязка – Эпилог».

- Модель PARADE, применяемая в крупнейшей консалтинговой компании McKinsey: Problem (Проблема) – Anticipated Consequence (что будет, если не решать проблему) – Role (роли участников) – Action (предлагаемые действия) – Decision-Making Rationale (почему мы предлагаем предпринять именно такие действия) – End-Result (конечный результат).

И другие. Для экспресс-подготовки к выступлению автор выбрал модель SCORE, описанную Робертом Дилтсом в книге «Фокусы языка». Она проста, усваивается с одного раза, и позволяет выглядеть весомо и убедительно, даже если репетиций не было.

- Symptoms: симптомы проблем, текущее состояние системы.
- Causes: причины проблем.
- Outcomes: цели, результат, желаемое состояние.
- Resources: ресурсы, требуемые для достижения желаемого состояния.
- Effects: эффекты, последствия.

Выступление руководителя HR-департамента по этой схеме может выглядеть так:

Symptoms. Коллеги, по итогам мониторинга уровень текучести кадров в подразделении продаж повысился до самой высокой отметки в отрасли — 40%. Наш рекрутинг работает с перегрузкой, но все равно не успевает закрывать потребности розничной сети. Люди уходят, и мы с вами понимаем, как это влияет на имидж компании. Если тенденция продолжится, мы будем вынуждены серьезно снизить требования к соискателям. Как правило, это быстро сказывается на лояльности клиентов, и увы, дальше игнорировать эту проблему нельзя.

Causes: Мы проанализировали причины явления. По данным исследования, на треть оно связано с гигиеническими условиями труда и личными обстоятельствами сотрудников. Но в 70% случаев увольнение было вызвано устаревшей структурой мотивации: самая низкая в отрасли базовая часть зарплаты и премиальная часть, зависящая только от объема продаж. У большинства конкурентов внедрены современные схемы зарплат, отражающие ключевые факторы эффективности продавцов.

Outcomes: Если руководство пойдет навстречу, мы готовы в течение следующего года привести текучесть кадров к среднему по отрасли значению.

Resources: Для этого необходимо внедрить современную схему зарплат. Я имею в виду повышение базовой части и внедрение KPI. Мы подсчитали вместе с коммерческим департаментом: инвестиции в исследования, адаптацию и внедрение составят от X до Y тысяч рублей, подготовка займет до двух месяцев. Более точные цифры будут названы в течение недели.

Effects: По предварительным расчетам, новая система мотивации должна снизить текучесть кадров минимум на 20%, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, при этом повысить производительность труда продавцов. Если коллеги поддержат, мы готовы начинать подготовку со следующей недели.

Задача 4. Подобрать приемы усиления спича

Вспомните примеры успешного внедрения подобных проектов в других компаниях, иносказания, байки, анекдоты в тему, цитаты авторитетных личностей, и прочие элементы метафорического влияния.

В формате экспресс-подготовки достаточно вспомнить одну интересную цитату, байку, один пример из жизни.

Когда логическая структура речи выстроена, украшения легко вспоминаются в процессе выступления.

– Коллеги, понимаю, что для большинства проблема выглядит незначительной. Доходы растут, и это радует. Но отдыхающие на Титанике тоже не представляли, что корабль приближается к айсбергу. Мне бы очень не хотелось, чтобы таким айсбергом для нашей компании оказалась моя сфера ответственности – персонал.

Задача 5. Репетируем один раз

Важно – несмотря на цейтнот и нервы, лучше это сразу делать без шпаргалки, на память.

Кажется, что блокнот в руках придает «опоры», но на самом деле такая шпаргалка сковывает, заставляя голос звучать напряженно и неестественно.

Намного важнее ясно представлять себе логику изложения (по модели SCORE, например), чем заучивать текст наизусть.

Если мы уже находимся в зале, то репетируем мысленно, не подглядывая в блокнот.

Во время выступления – освобождаем руки, убираем подсказки и шпаргалки.

Повторив экспресс-подготовку несколько раз, можем заметим, что выполняем эту работу в уме и намного быстрее, чем поначалу.

В первый-второй раз на подготовку уйдет десять минут, в третий – пять, а на четвертый-пятый – блокнот и дополнительные минуты вовсе не понадобятся.