Отчеты: инструмент управления персоналом или бюрократия?

14 марта 2019

Отчеты, отчеты, отчеты… От одного этого слова многих бросает в дрожь. Ведь в некоторых компаниях процесс отчетности построен крайне не эффективно – сотни, а то и тысячи ненужных бумажек, файлов и заметок. И сотрудникам начинает казаться, что они погрязли в бесконечной череде отчетов вместо того, чтобы выполнять свои обязанности. Руководители должны понимать, что важно не количество отчетов, а их содержание. Что же нужно изменить, чтобы отчеты «для галочки» превратились в эффективный инструмент управления персоналом?

Самый главный секрет эффективности отчетов – анализ, оценка и выводы. Руководитель должен не просто получать отчеты от подчиненных и складировать их. Полученную информацию необходимо проанализировать, обсудить с сотрудником, сделать выводы и внести корректировку в дальнейшую работу. Правильно составленные отчеты приносят неоспоримые выгоды как руководящему составу, так и подчиненным.

«Бонусы» для руководителя

- Ясность и понимание – кто, где, чем, когда занимается.
- Оценка уровня эффективности сотрудника.
- Возможность заранее узнать о потенциальных проблемах.
- Выявление и исправление ошибок и замена неэффективных схем работы.
- Отчеты могут повысить производительность труда до 30%.
- Выявление «слабых звеньев», особенно среди персонала на испытательном сроке.

«Бонусы» для подчиненных

- Прокачка навыков тайм-менеджмента и эффективного планирования.
- Регулярная демонстрация личных успехов и достижений вышестоящему менеджеру – прекрасная возможность для карьеристов.
- Отслеживание и минимизация ошибок в работе.
- Самостоятельная оценка собственной эффективности.

Какие бывают отчеты

Отчеты бывают индивидуальными и групповыми. Первый вариант каждый сотрудник пишет самостоятельно, второй – отчет о работе группы – пишет руководитель проекта. В компаниях, где в почете прозрачность и взаимовыручка, даже делают совместный доступ к отчетам. К примеру, менеджер, ведущий один проект, может заглянуть в отчет соседа, занимающегося другим проектом, подглядеть что-то полезное для своей работы или подсказать коллеге что-то ценное для улучшения его показателей.

Ежедневные, еженедельные, ежемесячные, квартальные, годовые – какие именно отчеты от сотрудников разных уровней необходимы компании, решает руководитель.

Вариант написания тоже зависит от предпочтений вышестоящего менеджера: одному по душе развернутые тексты, графики и диаграммы в Word, другому – сухие цифры в таблицах Excel, а третий любит красочные картинки со спецэффектами в презентациях Power Point или PDF.

Тонкости ежедневных отчетов

- Ежедневным отчетам должно предшествовать ежедневное планирование, а следом – всё те же анализ, оценка и выводы.
- Отчеты необходимо сдавать день в день – никаких «за среду напишу к пятнице» и т.д.
- В отчете должно быть четко указано: объем выполненных за день работ, возникшие трудности, предложения по улучшению эффективности.
- При анализе отчета руководитель может задать дополнительные вопросы.

Тонкости еженедельных отчетов

- Краткость – сестра таланта. Отчет не должен содержать десятки страниц: в идеале сотрудник тратит на его написание около 10 минут, а руководитель на прочтение – примерно 2 минуты.
- Еженедельные отчеты помогают прослеживать динамику эффективности сотрудников.
- Если один менеджер настаивает, что третью неделю коллега не дает ему нужную папку и т.д., с легкостью можно поднять предыдущие отчеты и проследить, кто прав – кто виноват.
- Подведение итогов за рабочую неделю – показатель эффективности ежедневных отчетов.

Многие руководители за голову хватаются от сумасшедшего количества отчетов, особенно в больших компаниях. Порой на разбор отчетной документации может уходить немало времени. Но этот пункт должен быть запланирован в графике вышестоящего менеджера. Ольга Тарасевич, HRD онлайн-школы английского языка «EnglishDom», уверена, что написание отчетов – неотъемлемая часть работы успешной компании:

«Вы считаете, что вместо составления отчетов и нудных бесед с руководством могли бы сделать массу полезных дел? А вы уверены, что, выполняя очередные задачи, не будете совершать те же ошибки или следовать тем же неэффективным путем, как и в прошлый раз? Планирование, отчеты, анализ с руководством и вновь планирование, но уже с учетом рассмотренных ошибок и новых идей для улучшения – это путь к успеху компании».

Каждый руководитель решает сам, нужны ему ежедневные отчеты от всех сотрудников или еженедельные от начальников отделов. Но пренебрегать отчетностью не стоит. Эффективное планирование + грамотно составленные отчеты + анализ и работа над ошибками = рост уровня и продуктивности сотрудников, увеличение доходов компании и личное спокойствие руководителя.